Hvordan ivaretas hensynet til personvern og konfidensialitet i SWIS™?

Informasjonen fra hendelsesrapportene legges inn på skolens eget passordbeskyttede område i SWIS™ databasen. Informasjonen er å anse som en konfidensiell del av elevmappene på den enkelte skole. Alle data blir avidentifisert før de legges inn i basen, der navn og andre identifiserbare elementer trekkes ut og erstattes av et løpenummer som oppbevares nedlåst på den enkelte skole.

Skolen tildeles eget område i SWIS™. Innloggingen skjer via et tofaktorsystem. Fordeling av brukernavn og passordtilgang begrenses til tre (3) brukere av SWIS™ (skolens SWIS™-ansvarlige) ved den enkelte skole. Hver av disse gis et unikt passord som ikke under noen omstendigheter skal overdras noen andre.

Brukerne som gis opplæring i bruken av SWIS™, er alle del av skolens implementeringsteam. Skolens rektor skal ha egen lesetilgang. Den av de SWIS™-ansvarlige som er skolens kontaktperson, skal besørge at alle endringer i hvem som skal ha tilgang meldes skolens SWIS™-veileder, slik at gamle passordtilganger slettes før nye brukere gis opplæring og ny tilgang.

Det er kun skolens godkjente SWIS™-ansvarlige som har adgang til sammenkopling av elevens løpenummer og navn. All informasjon oppbevares og rapporteres utilgjengelig for andre enn de det gjelder eller som er bundet av taushetsplikt på skolen.

Dataansvarlige for SWIS™ ved NUBU har tilgang til den enkelte skoles område i databasen og til de avidentifiserte dataene.

Innlagt informasjon skal bare anvendes for å tilrettelegge støttetiltak så lenge eleven er elev i den aktuelle skole og slettes når eleven slutter. Det gjelder også ved overgang til ungdomsskoletrinnet ved samme skole når ungdomstrinnet har egen SWIS™-tilgang.

Innsamlings-, oppbevarings- og rapporteringsprosedyrene for SWIS™ er tidligere forelagt Datatilsynet i Norge.